Как точно се пишат, пращат, получават и отхвърлят работни имейли

Една световноизвестна мегакомпания за нефтени продукти организира преди година 3-дневно обучение за своите служители с една единствена тема - имейлите. Какво толкова има да им се преподава на електронните писма?! Проблемът всъщност започнал несериозно - освен ежедневната си бизнес кореспонденция чрез мейли, служителите взели да разтоварват напрежението, като пускат всякакви закачливи съобщения. Разменянето на снимки, вицове, игри, мъдри мисли и притчи взело такива размери, че служебните пощи се задръстили. Шефовете, разбира се, се плеснали по челата и взели най-глупавото решение - забранили го. Да, но служителите, вече свикнали да кореспондират усилено, продължили. И ето как компанията решила да ги обучи как точно се пишат, пращат, получават и отхвърлят работни имейли.

Защита

Преди години никой не си е представял, че в курсовете по бизнес етикет такова основно място ще заема имейл кореспонденцията. Електронната поща е много удобен и бърз начин на общуване, а другото предимство е, че остава непокътната в папките на изпращача и получателя. Така може да служи като документ, който доказва, че едно нещо е казано, наредено, поръчано, свършено или отказано. В този смисъл много компании въведоха задължителното писане на имейли за всяко нещо. Изведнъж се оказа, че трябва да пуснеш електронно писмо до колегата от съседното бюро само за да удостовериш, че си го информирал за нещо важно.

Стана и още нещо непредвидено - знаете ги онези тихи и кротки колеги, които рядко избухват или публично изразяват мнение. В един момент, когато точно те трябва да заемат отговорен пост, всички изпадат в откровено недоумение как ще се справят с проблема "създаване на авторитет". И точно тогава от кабинета на новоназначения началник започват да валят едни имейли с толкова императивен тон, че се чудиш как така бившата "мушица" се е превърнала в дързък и груб директор.
Казано по друг начин - скрит зад екрана на компютъра, човекът става далеч по-директен, експанзивен и в крайна сметка по-невъздържан, отколкото в действителността. Като прибавим и факта, че писаното слово може да звучи по съвсем различни начини в различните глави, представете си до какви неудобни ситуации може да стигнем само защото не сме били прецизни в писането на електронни писма.

Глупавите грешки

Почти всеки съвременен човек днес има няколко свои идентификации. Имейл адресът е една от тях. Имаме по няколко от тях, които ползваме за различни видове кореспонденция. Добрата практика e наистина да не смесваме нещата. На работната си поща е редно да получаваме само служебни писма. Там тонът трябва да е въздържан, а написаното - кратко, ясно, отнасящо се само до един или два работни случая. В края на бланката е задължително да поставим контактите си - нещо като служебна визитка, която ще напомня на всички кои сме и за какво отговаряме. Работният адрес трябва да следва един принцип, установен от компанията - например първа буква от малкото име на служителя, точка, след това фамилия, "маймунското а", последвано от разширението. Ако използваме сървъри не с името на фирмата ни, можем в предната част на адреса да уточняваме коя е компанията ни - например ivanova-hospital@gmail.com.

Една от най-неприятните грешки е писането на дълги писма. Имайте предвид, че днес никой не иска да си губи времето в дълго четене. Така че, ако писмото ви не се побира в рамките на екрана на компютъра, рискувате бързо да отегчите четящия и той просто да го затвори. Гледайте да пишете с кратки изречения, като цялото съобщение не е повече от 4-5 изречения. Когато е нужно да доизяснявате даден проблем, по-добре напишете допълнение в отделен прикрепен файл.

За да обърнат внимание на мейла ви, не прекалявайте с количествата писма. Никой няма да гледа на вашите решения или мнения сериозно, ако го заливате със съобщения за щяло и нещяло. Ако работите в международна компания, твърде възможно е правилото в нея да е имейлите да са на английски, с оглед на това всички по веригата да ги разбират. Приемайте това правило за задължително, защото, когато не го спазите и пратите писмо на друг език, то може да се приеме за обида. Също както когато сте на вечеря с приятели и двама от тях започнат пред всички да си шепнат на ухо и да се подхилкват.

15 имейл закона

1. Пишете имейл само когато се налага.
2. Не флиртувайте и внимавайте с чувството за хумор - не всеки ще го разбере, особено когато не ви познава или не ви вижда, за да усети нюансите на съобщението.
3. Обръщайте внимание на темата на писмото (subject), упомената веднага след адреса на получателя. Пишете я така, че да се побира на един ред и да може да се прочете наведнъж. Например sreshta-ekip-ponedelnik.
4. Не пишете само с главни букви, защото това се приема за викане. Така четящият може да си помисли, че сте ядосан или че това, което казвате, е адски важно и ви е изнервило.
5. Не прекалявайте с емотиконите и знаците от вида на: :-); :D, :р и т.н. Писмото доста олеква от тях. Не пречи обаче да сложите по една усмивчица.
6. Обръщайте се към човека, на когото пишете, с името, с което той е подписал последното си писмо към вас. Например - ако в края му пише "Поздрави, г-н Иван Иванов", вие трябва да започнете своя имейл с нещо като "Здравейте, г-н Иванов!". Ако в края на писмото пише "Иван" , за вас това е знак, че можете да се обърнете с малкото му име.
7. Внимавайте с титлите, когато се обръщате към някого. За германците например е особено важно да споменават всичките титли. За англо-американската традиция пък това не е необходимо. Информирайте се за конкретния случай.
8. За да направите четимо съдържанието на едно по-дълго писмо, употребявайте малки трикове като болдване на определени части, използване на цветни шрифтове и нов ред.
9. Винаги прочитайте писмото си, преди да го изпратите, за да прецените как звучи. Не пишете нищо, което няма да можете да кажете очи в очи.
10. Гледайте да не използвате за служебни нужди имейл, който звучи несериозно - matsanka.pisanka@... например.
11. Не прикачайте ненужни файлове, които само да отежняват мейла. Същото се отнася и за файловете с много мегабайти.
12. Винаги проверявайте по 2 пъти на кого точно пращате. И за да не допуснете грешки, не коментирайте в отрицателен аспект когото и да е и каквото и да е решение. По невнимание може да го метнете към някой, който няма да се радва да го прочете.
13. Моля ви, ако получите мейл от сорта на "Ако не изпратиш това на 7 човека до 7 минути...", веднага го унищожете! Никой не е длъжен да получава подобни пророчески заклинания от когото и да е, особено на служебната си поща.
14. Когато пускате едно писмо до много хора, все пак не натъпквайте зоната за адреси. Понякога самото писмо представлява 1/3 от листа с адресите на получателите. Така, когато видиш, че си просто един от многото, получили това писмо, може би ще се почувстваш обиден. Така че не слагайте повече от 10 адреса наведнъж. След това просто сложете нови 10 адреса със същото съдържание и ги пратете отделно.
15. Когато получите служебен имейл, но не можете да отговорите веднага, опитайте до края на работния ден поне да върнете мейл, че сте видели писмото и ще отговорите подробно при първа възможност.
Така човекът отсреща няма да си мисли, че изобщо не ви пука за получените писма.